#07 条件を渡して文書を自動生成する | 介護現場のAI仕事術

#07 条件を渡して文書を自動生成する | 介護現場のAI仕事術

・難易度：★

・所要時間：約10分

・使うツール：ChatGPT（無料版でOK）

毎回ゼロから書いていませんか？

行事のお知らせ、ご家族への連絡文、サービス変更の案内。

介護現場では、似たような文書を何度も繰り返し書く場面があります。

「先月も同じような文章を書いた気がする」「毎回ゼロから考えるのが面倒」。

そう感じたことは一度や二度ではないはずです。

でも実は、AIに「条件」を渡すだけで、その場に合った文書をほぼ自動で作れます。

テンプレートを探してきて穴埋めするより、ずっと速くて、状況に合った文章になります。

今日覚えるのは、必要な情報を箇条書きで渡して、文書を自動生成する方法です。

「条件を渡す」とはどういうことか

第2回では「整える」、第4回では「形式を指定する」、第5回では「トーンを指定する」を覚えてきました。

今回はこれらを組み合わせた応用です。

あらかじめ必要な情報を箇条書きでまとめて渡し、「この情報をもとに〇〇を作って」と指示する。

AIは渡された条件をもとに、その場に合った文書を一気に生成してくれます。

実際の手順

ステップ1｜必要な情報を箇条書きでまとめる

文書に盛り込みたい情報を、メモ程度の箇条書きで準備します。文章になっていなくても大丈夫です。

ステップ2｜「この情報をもとに〇〇を作って」と指示する

作りたい文書の種類と、読む相手を一言添えてChatGPTに送ります。

ステップ3｜確認して微調整する

出力を確認して、合わない部分があれば「もう少し短く」「もっと丁寧に」と追加指示します。

プロンプトは「育てる」もの。3段階で試してみよう

今回使うサンプルの条件はこちらです：

・行事名：夏祭り ・開催日：8月15日（木）10:00〜12:00 ・場所：1階ホール ・内容：輪投げ、スイカ割り、かき氷 ・持ち物：特になし ・問い合わせ先：フロント担当 田中

※返答例はイメージです。実際の出力は毎回異なります。

Lv.1｜そのまま文書にしてもらう

【指示文（プロンプト）】

「以下の情報をもとに、ご家族向けの行事案内文を作ってください」

・行事名：夏祭り ・開催日：8月15日（木）10:00〜12:00 ・場所：1階ホール ・内容：輪投げ、スイカ割り、かき氷 ・持ち物：特になし ・問い合わせ先：フロント担当 田中

ChatGPTの返答例：

箇条書きのメモが、そのままご家族への案内文になりました。

Lv.2｜読む相手とトーンを指定する

【指示文（プロンプト）】

「以下の情報をもとに、ご家族向けの行事案内文を作ってください。来られない方も温かい気持ちになれるよう、施設の雰囲気が伝わる文章で」

ChatGPTの返答例：

「施設の雰囲気が伝わるように」という指示一つで、文章の温度感がぐっと上がりました。

Lv.3｜複数の用途の文書を同時に作る

【指示文（プロンプト）】

「以下の情報をもとに、2種類の文書を作ってください。」
・1つ目：ご家族向けの行事案内文。温かみのある文体で
・2つ目：スタッフへの準備指示メモ。箇条書きで、役割分担がわかるように

ChatGPTの返答例 （ChatGPTのスクリーンショット）：

一つの条件から、外部向けと内部向けの2種類が同時に完成しました。

この技術、こんな場面で使えます

1. 行事・イベントの案内文

開催日・場所・内容などを箇条書きにして渡すだけで、ご家族向けのお知らせ文が完成します。紙のお便りやSNS投稿にもそのまま使えます。

2. サービス変更・休業のお知らせ

「変更内容・変更日・理由・連絡先」の4点を渡すだけで、丁寧な通知文が作れます。慌ただしい状況での文書作成に特に効果的です。

3. 新入居者・新規利用者へのご案内

「施設名・担当者名・利用開始日・持ち物・注意事項」などを渡して「ウェルカムレター形式で」と指示するだけで、温かみのある案内文になります。

4. ヒヤリハット・事故報告書のひな型

「発生日時・場所・状況・対応・今後の対策」を箇条書きで渡して「報告書の形式で」と指示すると、そのまま提出できるレベルのひな型が完成します。

【きょうの10分】

今日または今週中に作る予定の文書を一つ選んでください。行事のお知らせでも、ご家族への連絡文でも、スタッフへの連絡事項でもかまいません。

必要な情報を箇条書きにして、ChatGPTに「以下の情報をもとに〇〇を作ってください」と送るだけ。まずそれだけ試してみてください。

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